6 tips voor stakeholder management

Het succes van je project wordt uiteindelijk bepaalt door degenen die het resultaat gebruiken en degenen die bij het bouwen betrokken worden. In essentie is stakeholder management niet complex. Een paar tips:

 

1. Breng in kaart wie door het project geimpacteerd wordt
Wie gaat het resulaat gebruiken, wie werkt mee aan het project, wie moet steun leveren. Maak een lijstje van stakeholder groepen en bedenk wat voor hen belangrijk is.

 

2. Vraag je af hoe zij betrokken of geinformeerd moeten worden.

Moeten stakeholders meeweten, meebeslissen ? Betrokkenheid toont commitment, invloed leidt tot steun.

 

3. Leg contact met stakeholders of hun representanten (key users, etc) en vind uit wat ze werkelijk belangrijk vinden.

Blijf niet op je stoel zitten om uit te vinden wat je stakeholders willen, ga in gesprek over hun belangen en behoeftes.

 

4. Communiceer open en regelmatig

Maak een tabel waarin staat op welke wijze en met welke frequentie je met stakeholders gaat communiceren. Communicatie kan voor een belangrijk deel gepland worden.

 

5. Neem suggesties en feedback van stakeholders serieus

Luister naar je stakeholders, zij hebben een belang bij je project en zijn een belangrijke bron voor weerstand of steun!

 

6. Balanceer de stakeholder belangen op een faire manier

Gelukkig begrijpen de meeste stakeholders ook wel dat belangen afgewogen moeten worden en dat er soms compromissen gesloten moeten worden. Als afwegingen op een gebalanceerde manier gemaakt worden

en mensen respectvol behandeld is er vaak voldoende speelruimte. Is die er niet en blijken er onverenigbare belangen, dan is dit iets om in de stuurgroep aan de orde te stellen.

 

.

Proces of Inhoud ?

Project management is een betrekkelijk jong vak, dat zo rond 1950 is ontstaan. Werden voor 1950 dan geen projecten gedaan? Natuurlijk wel. Echter de complexiteit van die projecten was meestal redelijk te overzien door een hoofdconstructeur of ingenieur. Denk voor projecten aan namen als Fokker, Eiffel, Lely, Diesel. 

 

Projectmanagement als vakgebied is ontwikkeld in de Verenigde Staten, bij de bouw van de Polaris onderzeeërs. Projectmanagement als aparte discipline is ontstaan omdat de inhoud te complex en multidisciplinair werd. Focus op het proces en resultaten bleken een manier om toch de projecten weer te beheersen.

 

Projectmanagement methoden zoals PRINCE2 beschrijven vaak alleen het proces. Dit is nuttig omdat een georganiseerd proces structuur geeft en er zorg voor draagt dat belangen van stakeholders en ideeën van teamleden op een nette manier gewogen en beoordeeld worden. Iedere projectmanager met enige ervaring weet echter dat het proces alleen er niet voor gaat zorgen dat een project succesvol is. De inzet van de teamleden en inhoudelijke kennis van zaken binnen het team zijn net zo belangrijk als het proces voor het welslagen van het eindresultaat.

 

Een projectleider met verstand van de inhoud heeft dan ook meer sturingsinstrumenten tot zijn beschikking dan een projectmanager die alleen de methode kent. Net zoals een projectmanager die goed kan luisteren, mensen goed kan inspireren en motiveren, meer sturingsinstrumenten tot zijn beschikking heeft dan een projectmanager die zich alleen maar bezig houdt met de inhoud.

 

Waar het om gaat is dat de projectmanager een bewuste keuze maakt welke instrumenten hij inzet. En zich niet verliest in inhoud, proces of de sociale kant van het project. Vooropgesteld dat een projectmanager het reflectievermogen heeft om zich af te vragen welk instrument voor het project nu het beste is, is een projectmanager met verstand van inhoud, gevoel voor mensen en verstand van proces altijd beter dan een projectmanager die een van deze aspecten mist.

 

.

Schaalt u verstandig op ?

Is het plan om in de eerste week van uw project vier actiteiten op te starten en in week 2 driehonderd? Een dergelijke tempowisseling is alleen mogelijk voor hele eenvoudige werkzaamheden, niet voor complexe projecten.

 

Denk eens na over het opschalen van uw project!

 

Ook een projectorganisatie moet namelijk opbouwen. Begin met een kleine hechte kern en schaal het project in een aantal stappen op. Investeer in het begin in kennisoverdracht, organiseer dit en plan de tijd die nodig is om het team vertrouwd te maken met context, richting en elkaar.

.

De drie-traps raket voor samenwerking: Reserveren, mobiliseren en coördineren.

Effectief aansturen van een team betekent veel meer dan het uitdelen en opvolgen van taken. Zorgen dat mensen beschikbaar zijn en zich kunnen instellen op de taken is een van de belangrijkste manieren om soepel samenwerken te bevorderen. Toch worden de eerste twee stappen in dit proces vaak vergeten. Het gevolg: mensen moeten gepusht worden om aan de gewenste activiteiten uit te voerenslag, zijn onvoorbereid en ergeren zich.

Dit is eenvoudig te voorkomen door wanneer het maar mogelijk is de volgende drie-traps-raket te hanteren:

 

1.Reserveer de tijd: zorg bij voorkeur 2-3 weken van tevoren dat iemand de tijd krijgt van zijn leidinggevende, of deze reserveert in zijn agenda.

 

2.Mobiliseer: geef mensen de tijd om zich op de acties in te stellen. Vertel mensen enkele dagen tot een week van tevoren wat er komen gaat, wat ze voor kunnen bereiden of wanneer er wat van ze verwacht wordt.

 

3.Coördineer: wees beschikbaar tijdens de uitvoering. Zorg voor duidelijke instructies, doelen en stuur tactvol aan.

 

.

Tracking: overzicht houden met actielijsten

Zonder geschikte tooling is het binnen projecten vaak lastig om overzicht te houden over de acties die worden afgesproken en deze terug te relateren aan de planning: 

in vergaderingen worden allerlei gedetailleerde actie afgesproken die noodzakelijk zijn voor de voortgang, maar niet in het projectplan voorkomen. Reden:de acties zijn te klein om in het projectplan weer te geven.

 

Echter deze acties vormen samen wel weer de planning, en het zou handig zijn om:

-deze zonder knippen en plakken in een overzicht weer te kunnen geven;

-beschikbaar te maken voor iedereen;

-te kunnen koppelen aan de planning.

 

Onderstaande excel sheet komt uit de praktijk en helpt hierbij: in de "Overzicht" sheet kan de planning op hoofdlijnen worden weergegeven. Detail acties uit het tabblad "Checklist"worden automatisch met status in het "Overzicht" tabblad weergegeven. En dat allemaal in standaard Excel (2007 of 2010). De sheet is hieronder gratis te downloaden.

Actielijst.xlsm

Succes met Tracken!

 

.